Cloud-Telefonanlage, VoIP-Telefonanlage oder Business-Telefonie – wer nach der besten Lösung für sein Unternehmen sucht, steht vor einer unübersichtlichen Auswahl.
Die Wahl der richtigen VoIP-Telefonanlage kann für kleine und mittlere Unternehmen entscheidend sein. In diesem umfassenden Praxistest vergleichen wir die drei beliebtesten Cloud-Telefonanlagen für KMUs in Deutschland: sipgate team, NFON Cloudya und easybell Cloud Telefonanlage. Wir haben alle drei Systeme auf Herz und Nieren geprüft und zeigen Ihnen, welche Lösung am besten zu Ihrem Unternehmen passt.
Stellen Sie sich vor: Montag früh, 8:30 Uhr. Ihr Außendienstmitarbeiter ist gerade auf dem Weg zum Kunden, ein Interessent versucht Sie telefonisch zu erreichen – und landet in der Warteschleife, weil das alte Telefonsystem keinen Anruf ans Smartphone weiterleiten kann. Genau solche Situationen lassen sich mit der richtigen Cloud-Telefonanlage vermeiden.
Ob Sie gerade erst von der klassischen Telefonanlage auf VoIP umsteigen oder bereits auf der Suche nach einer besseren Cloud-Lösung sind – dieser Artikel hilft Ihnen, die richtige Entscheidung zu treffen und Zeit sowie Kosten zu sparen.
Cloud-Telefonanlage Vergleich auf einen Blick: Die wichtigsten Unterschiede auf einen Blick
Bevor wir in die Details eintauchen: Hier finden Sie eine kompakte Übersicht der drei Anbieter – ideal, wenn Sie zunächst einen groben Überblick gewinnen möchten, bevor Sie tiefer in die jeweiligen Stärken und Schwächen einsteigen.
| Kriterium | sipgate | NFON | easybell |
|---|---|---|---|
| Preis ab | 12,95 €/Monat | ab 10 €/Monat | 9,95 €/Monat |
| Ideal für | Startups, Remote-Teams | Mittelstand, Unternehmen 50+ | Preisbewusste KMUs |
| Einrichtung | Sehr einfach | Mittel (Partner empfohlen) | Sehr einfach |
| Besonderheit | 150+ Funktionen, Mobile-First | EU-weit, MS Teams Integration | Günstigster Preis, KI-ready |
sipgate: Die flexible Lösung für agile Teams
Preis-Leistung: ★★★★☆ (4/5)
sipgate hat sich seit seiner Gründung in Düsseldorf als einer der bekanntesten deutschen VoIP-Anbieter etabliert. Besonders im Bereich Softphones und mobile Nutzung setzt das Unternehmen Maßstäbe.
Preismodell
sipgate bietet drei Tarife für Geschäftskunden:
- Business S: 12,95 €/Nutzer/Monat – Ideal für Einsteiger mit grundlegenden Telefonanlagen-Funktionen
- Business L: 17,95 €/Nutzer/Monat – inkl. Warteschleife, Sprachmenü (IVR) und Deutschland-Festnetz-Flatrate
- Business XL: 22,95 €/Nutzer/Monat – zusätzlich mit EU-Festnetz-Flatrate
Ein Praxisbeispiel: Ein Startup mit 5 Mitarbeitern, die täglich intensiv telefonieren, zahlt im Business-L-Tarif rund 90 € pro Monat – inklusive Deutschland-Flatrate. Für viel-telefonierende Teams kann sich das schnell rechnen.
Stärken von sipgate
✓ Über 150 Funktionen: Von Basistelefonie bis zu erweiterten Call-Center-Features – sipgate bietet eine beeindruckende Funktionsvielfalt, die mit den meisten Anforderungen mitwächst.
✓ Exzellente Softphone-App: Die sipgate CLINQ Desktop-App für Windows, macOS und Linux ist modern gestaltet und bietet eine intuitive Bedienung. Besonders hervorzuheben ist die nahtlose Integration mobiler Endgeräte.
✓ Umfangreiche CRM-Integrationen: sipgate lässt sich mit über 60 Systemen verbinden, darunter HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Microsoft 365, Google Workspace und viele deutsche Anbieter wie sevdesk, lexoffice oder CentralStationCRM.
✓ Pay-as-you-go ohne Bindung: Monatlich kündbar, flexible Skalierung – Sie zahlen nur für das, was Sie nutzen.
✓ Deutsche Server & DSGVO-konform: Alle Daten werden in Deutschland gehostet und unterliegen strengen Datenschutzrichtlinien.
Schwächen von sipgate
✗ Höherer Preis bei großen Teams: Für Unternehmen ab 25+ Mitarbeitern kann sipgate teurer werden als easybell oder NFON.
✗ Sprachqualität schwankt: Nutzerberichte deuten auf gelegentliche Qualitätsprobleme bei der VoIP-Verbindung hin, insbesondere bei schlechter Internetanbindung.
✗ Kein kostenloser Basistarif: Anders als easybell bietet sipgate keinen kostenlosen Einstiegstarif für sehr kleine Teams.
Für wen eignet sich sipgate?
sipgate ist ideal für Startups, digitale Agenturen und Remote-Teams, die Wert auf moderne Software, umfangreiche Integrationen und mobile Flexibilität legen. Wenn Sie viele Außendienstmitarbeiter haben oder Ihr Team häufig im Homeoffice arbeitet, profitieren Sie besonders von der exzellenten App-Unterstützung.
NFON Cloudya: Die Enterprise-Lösung für den Mittelstand
Preis-Leistung: ★★★☆☆ (3/5)
NFON ist der einzige börsennotierte, rein auf Cloud-Telefonie spezialisierte Anbieter in Europa. Mit Hauptsitz in München und Niederlassungen in 15 Ländern spricht das Unternehmen vor allem mittelständische Betriebe an, die eine einheitliche Kommunikationslösung über Ländergrenzen hinweg suchen.
Preismodell
NFON bewirbt sich als der einzige paneuropäische Cloud-PBX-Anbieter und hat über 50.000 Kunden in 15 Ländern. Die genaue Preisstruktur variiert je nach Anforderungen und wird meist über das Partnernetzwerk kalkuliert. Durchschnittliche Kosten liegen bei etwa 10-15 € pro Nutzer/Monat, abhängig von gebuchten Features und Vertragslaufzeit.
Stärken von NFON
✓ Europaweit einsetzbar: Wenn Ihr Unternehmen international agiert oder Niederlassungen in mehreren EU-Ländern hat, bietet NFON eine einheitliche Lösung über Ländergrenzen hinweg.
✓ 150+ Funktionen & Contact Center: NFON Cloudya bietet umfangreiche PBX-Features, IVR-Systeme, Warteschlangen, Wallboards und professionelle Contact-Center-Funktionen – ideal für Unternehmen mit Kundenservice-Abteilungen.
✓ Microsoft Teams Integration: Nahtlose Einbindung in Microsoft Teams ermöglicht es, NFON Cloudya direkt in der vertrauten Teams-Umgebung zu nutzen.
✓ Hohe Verfügbarkeit (99,9%): NFON garantiert eine georedundante Architektur mit End-to-End-Datenschutz und hoher Systemverfügbarkeit.
✓ AI Essentials: Integrierte KI-Features wie automatische Transkription, Zusammenfassungen und Aufgabenerstellung direkt aus Gesprächen – vollständig DSGVO-konform und in Europa gehostet.
✓ Monatlich anpassbar: Tarife können monatlich erweitert oder reduziert werden, ohne lange Vertragslaufzeiten.
Schwächen von NFON
✗ Partnernetzwerk erforderlich: NFON vertreibt seine Lösungen ausschließlich über Partnerunternehmen. Das bedeutet: Sie können nicht direkt bestellen, sondern müssen über einen zertifizierten Partner gehen – was manchmal zu längeren Reaktionszeiten führen kann.
✗ Support-Qualität schwankt: Nutzerberichte zeigen, dass die Support-Qualität stark vom jeweiligen Partner abhängt. Bei Problemen mit nicht NFON-zertifizierter Hardware kann die Lösung kompliziert werden.
✗ Komplexere Einrichtung: Im Vergleich zu sipgate und easybell erfordert NFON mehr Konfigurationsaufwand und ist für IT-Laien weniger intuitiv.
✗ Flatrate-Struktur unflexibel: Flatrates gelten oft für alle Nutzer gleichzeitig – was bei gemischten Teams (viel-/wenigtelefonierer) zu unnötigen Kosten führen kann.
Für wen eignet sich NFON?
NFON richtet sich an mittelständische Unternehmen ab 50 Mitarbeitern mit professionellen Anforderungen, insbesondere wenn ein Contact Center, europaweite Standorte oder strikte Compliance-Anforderungen im Fokus stehen. Auch für Microsoft-365-Nutzer, die eine enge Teams-Integration wünschen, ist NFON eine gute Wahl.
easybell: Der Preis-Leistungs-Champion für KMUs
Preis-Leistung: ★★★★★ (5/5)
easybell ist ein Berliner Unternehmen, das seit Jahren leise, aber stetig an Marktanteilen gewinnt. Wer Wert auf ein transparentes Preismodell, einfache Selbstverwaltung und maximale Datensicherheit legt, wird hier fündig – zu einem Preis, der die Konkurrenz alt aussehen lässt.
Preismodell
easybell bietet zwei Haupttarife:
- Cloud Telefonanlage Classic: 9,95 €/Monat für 10 Nebenstellen, 19,95 € für 25 Nebenstellen, 29,95 € für 50 Nebenstellen
- Cloud Telefonanlage Pro: 14,95 €/Monat für 10 Nebenstellen, 29,95 € für 25 Nebenstellen – inkl. Call Flow Creator, Analytics und erweiterte Features
- Kostenloser Tarif: Bis zu 5 Nebenstellen komplett kostenlos – perfekt für Kleinstunternehmen!
Stärken von easybell
✓ Unschlagbares Preis-Leistungs-Verhältnis: easybell ist der günstigste Anbieter im Vergleich und bietet dennoch alle wichtigen Funktionen. Der kostenlose Tarif ist einzigartig am Markt.
✓ Sehr einfache Einrichtung: Die Weboberfläche ist intuitiv gestaltet, und die Auto-Provisionierung für Telefone von Gigaset, Grandstream, Snom und Yealink macht die Einrichtung zum Kinderspiel.
✓ Dedicated Server (Hosted PBX): Im Gegensatz zu IP-Centrex-Lösungen erhalten Sie bei easybell einen eigenen Server (VM) in Deutschland – höchste Datensicherheit inklusive.
✓ Call Flow Creator (Pro): Mit der grafischen Oberfläche lassen sich komplexe Anrufpläne ohne Programmierkenntnisse erstellen – ideal für Hotlines und Kundenservice.
✓ KI-Integration per FQDN: easybell ermöglicht herstellerunabhängige KI-Anbindung – Sie können externe KI-Dienste, Chatbots oder Voicebots flexibel einbinden, ohne an einen Anbieter gebunden zu sein.
✓ Analytics & Wallboards (Pro): Detaillierte Anrufauswertungen und Live-Dashboards helfen, die Telefonie zu optimieren und Engpässe zu erkennen.
✓ Keine Rufnummernkosten: Rufnummernblöcke sind bei easybell ohne monatliche Extrakosten nutzbar – ein echter Kostenvorteil.
Schwächen von easybell
✗ Weniger bekannt: easybell ist ein Berliner Anbieter mit exzellenter Technik, aber geringerer Markenbekanntheit als NFON.
✗ Kein natives Contact Center: Während Warteschlangen und IVR verfügbar sind, fehlen erweiterte Contact-Center-Features wie bei NFON.
✗ Maximale Nebenstellenzahl begrenzt: easybell eignet sich für Unternehmen bis ca. 100-600 Nebenstellen – größere Organisationen sind bei NFON besser aufgehoben.
Für wen eignet sich easybell?
easybell ist perfekt für preisbewusste kleine und mittlere Unternehmen (2-100 Mitarbeiter), die eine zuverlässige, DSGVO-konforme und einfach zu verwaltende Cloud-Telefonanlage suchen. Besonders Handwerksbetriebe, Dienstleister, Arztpraxen und Ingenieurbüros profitieren vom ausgezeichneten Preis-Leistungs-Verhältnis.
Direkter Vergleich: Wo liegen die Unterschiede?
Zahlen sagen mehr als tausend Worte. Im folgenden Abschnitt haben wir die wichtigsten Entscheidungskriterien direkt gegenübergestellt – von den monatlichen Kosten über den Einrichtungsaufwand bis hin zur mobilen Nutzung.
1. Kosten pro Mitarbeiter bei 25 Nutzern
- sipgate Business L: 17,95 € × 25 = 448,75 €/Monat (inkl. DE-Flatrate)
- NFON Cloudya: ca. 250-375 €/Monat (abhängig vom Partner)
- easybell Classic: 19,95 €/Monat + Verbindungsentgelte
Fazit: Bei kleineren Teams (bis 25 Nutzer) ist easybell mit Abstand am günstigsten. Bei viel telefonierenden Teams mit Deutschland-Flatrate kann sipgate je nach Nutzungsverhalten günstiger sein als easybell mit Minutenabrechnung.
2. Einrichtungsaufwand
- sipgate: ★★★★★ – Sehr einfach, auch für Laien
- NFON: ★★★☆☆ – Partner-Setup empfohlen
- easybell: ★★★★★ – Sehr einfach, Auto-Provisionierung
3. Mobile Nutzung & Apps
- sipgate: Exzellente CLINQ Desktop-App + Smartphone-Integration
- NFON: Native Apps für iOS/Android, gute Microsoft Teams Integration
- easybell: VoIP to go App (iOS/Android), Desktop Client bei Pro-Tarif
4. Skalierbarkeit
- sipgate: 1-250+ Nutzer, sehr flexibel
- NFON: Keine Obergrenze, ideal für Großunternehmen
- easybell: 2-600 Nebenstellen, für KMUs optimal
Praxis-Szenarien: Welche Lösung passt zu Ihrem Unternehmen?
Szenario 1: Startup mit 8 Mitarbeitern (5 im Büro, 3 remote)
Empfehlung: sipgate Business S oder easybell Classic
Begründung:
- sipgate punktet mit der besten Mobile-App für Remote-Mitarbeiter
- easybell ist deutlich günstiger (9,95 € vs. 103,60 €/Monat)
- Beide sind schnell eingerichtet und flexibel skalierbar
Szenario 2: Handwerksbetrieb mit 15 Mitarbeitern
Empfehlung: easybell Classic
Begründung:
- Niedrigste monatliche Kosten (19,95 € für 25 Nebenstellen)
- Einfache Verwaltung ohne IT-Abteilung
- VoIP to go App für Monteure unterwegs
- Rufnummernportierung kostenlos
Szenario 3: IT-Dienstleister mit 40 Mitarbeitern und Kundenhotline
Empfehlung: easybell Pro oder NFON Cloudya
Begründung:
- easybell Pro bietet Call Flow Creator, Analytics und Wallboards zu einem unschlagbaren Preis
- NFON bietet professionelleres Contact Center mit erweiterten Warteschlangen-Features
- Beide ermöglichen CRM-Integration (z.B. HubSpot, Pipedrive)
Szenario 4: Mittelständisches Unternehmen mit EU-Standorten (120 Mitarbeiter)
Empfehlung: NFON Cloudya
Begründung:
- Einziger paneuropäischer Anbieter mit einheitlicher Plattform
- Microsoft Teams Integration für alle Standorte
- 99,9% Verfügbarkeit, georedundante Infrastruktur
- Professioneller Support über Partnernetzwerk
Schritt-für-Schritt: VoIP-Telefonanlage einrichten
Die gute Nachricht: Eine moderne Cloud-Telefonanlage einzurichten ist heute deutlich einfacher als noch vor fünf Jahren. Bei sipgate und easybell sind Sie in der Regel innerhalb eines halben Tages betriebsbereit – vorausgesetzt, Ihre Internetverbindung steht bereit.
1. Voraussetzungen prüfen
- Internetverbindung: Mind. 100 kbit/s pro gleichzeitigem Gespräch (Upload & Download)
- Router mit QoS-Funktion zur Priorisierung von VoIP-Verkehr empfohlen
- IP-Telefone oder Softphones (Computer/Smartphone)
Kurzer Selbsttest: Öffnen Sie speedtest.net und messen Sie Ihren Upload. Bei 5 gleichzeitigen Gesprächen sollten mindestens 500 kbit/s Upload dauerhaft verfügbar sein.
2. Anbieter auswählen und Tarif buchen
- sipgate: Direkt auf sipgate.de registrieren, 30 Tage kostenlos testen
- NFON: Über zertifizierten Partner bestellen (Liste auf nfon.com)
- easybell: Auf easybell.de registrieren, 30 Tage kostenlos testen
3. Rufnummern portieren (optional)
Alle drei Anbieter bieten kostenlose Rufnummernportierung. Sie benötigen lediglich die Kündigungsbestätigung Ihres alten Anbieters. Portierungsdauer: 1-4 Wochen.
4. Nebenstellen und Endgeräte konfigurieren
sipgate:
- Webportal aufrufen → Nebenstellen anlegen
- CLINQ Desktop-App herunterladen oder SIP-Zugangsdaten für Hardware-Telefone abrufen
- Telefone automatisch per Plug-and-Play konfigurieren (bei unterstützten Modellen)
NFON:
- Partner richtet meist die Grundkonfiguration ein
- Cloudya Webportal → Benutzer anlegen, Endgeräte zuweisen, Apps herunterladen
easybell:
- Kundenportal → Cloud Telefonanlage → Nebenstellen anlegen
- Auto-Provisionierung für Yealink, Snom, Gigaset, Grandstream
- VoIP to go App für Smartphones oder Desktop Client (Pro-Tarif)
5. Erweiterte Funktionen einrichten
- Rufgruppen für Abteilungen erstellen
- Anrufbeantworter und Voicemail-to-Email konfigurieren
- Zeitsteuerung für Öffnungszeiten einrichten
- IVR-Menü/Sprachmenü anlegen (Business L/XL bei sipgate, Pro bei easybell)
- CRM-Integration testen (falls benötigt)
Häufige Fehler bei der Einrichtung vermeiden
❌ Internetbandbreite unterschätzt: Pro gleichzeitigem Gespräch mind. 100 kbit/s einplanen – bei 10 Mitarbeitern also min. 1 Mbit/s Upload!
❌ QoS nicht aktiviert: Ohne Quality-of-Service im Router kann VoIP bei hoher Netzlast (z.B. Downloads) abbrechen.
❌ Falsche Codecs: Verwenden Sie G.711 oder G.722 für beste Sprachqualität – G.729 spart Bandbreite, aber die Qualität leidet.
❌ Firewall blockiert SIP: Ports 5060-5061 (SIP) und 10000-20000 (RTP) müssen freigegeben sein.
❌ Keine Testphase genutzt: Alle Anbieter bieten 30 Tage kostenlosen Test – nutzen Sie diese Zeit, um Sprachqualität und Funktionen ausgiebig zu prüfen!
Fazit: Welche Cloud-Telefonanlage ist die beste für KMUs in Deutschland 2026?
Nach diesem ausführlichen Vergleich sollte die Entscheidung deutlich leichter fallen. Hier noch einmal die wichtigsten Empfehlungen auf einen Blick – formuliert als klare Wenn-dann-Empfehlungen:
Wählen Sie sipgate, wenn…
- Sie viel Wert auf mobile Flexibilität legen
- Ihr Team remote oder im Außendienst arbeitet
- Sie umfangreiche CRM-Integrationen benötigen
- Eine moderne, benutzerfreundliche App wichtig ist
Wählen Sie NFON, wenn…
- Sie ein mittelständisches Unternehmen ab 50+ Mitarbeitern führen
- Sie Standorte in mehreren EU-Ländern haben
- Contact-Center-Funktionen für Ihren Kundenservice erforderlich sind
- Microsoft Teams Integration im Fokus steht
Wählen Sie easybell, wenn…
- Preis-Leistung Ihre oberste Priorität ist
- Sie eine einfache, selbst verwaltbare Lösung wünschen
- Ihr Unternehmen 2-100 Mitarbeiter hat
- Höchste Datensicherheit (dedicated Server) wichtig ist
- Sie zukunftssichere KI-Integration ohne Vendor-Lock-in wünschen
🏆 Unser Testsieger für KMUs: easybell Cloud Telefonanlage
Für die Mehrheit der kleinen und mittleren Unternehmen in Deutschland ist easybell die beste Wahl. Das unschlagbare Preis-Leistungs-Verhältnis, die einfache Einrichtung und die Tatsache, dass Sie einen eigenen dedizierten Server in Deutschland erhalten, machen easybell zur idealen Lösung. Der kostenlose Tarif für bis zu 5 Nebenstellen ist ein Alleinstellungsmerkmal, und die Pro-Version bietet mit dem Call Flow Creator und Analytics alle Features, die professionelle Unternehmen benötigen.
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