Es ist 6:45 Uhr. Der Transporter ist beladen, der erste Termin steht in 20 Minuten an – und Ihr Geselle ruft an: „Wo ist eigentlich der aktuelle Aufmaßplan für die Baustelle in der Gartenstraße?“ Sie sitzen noch zu Hause, der Plan liegt auf dem Büro-PC, und der Kollege steht schon vor der Haustür des Kunden.
Genau solche Momente entscheiden darüber, ob Ihre IT für Sie arbeitet – oder gegen Sie. Für Handwerksbetriebe wie Elektriker, Maler und Sanitärunternehmen ist die Wahl zwischen Microsoft 365 und Google Workspace keine reine IT-Frage. Es geht um Angebote, Rechnungen, Baustellenfotos, Terminplanung und darum, dass Ihr Team von überall auf die richtigen Daten zugreift – vom Büro bis aufs Dach.
In diesem Vergleich erfahren Sie, welche Lösung wirklich zu Ihrem Gewerk passt. Ohne IT-Kauderwelsch, dafür mit klaren Empfehlungen.
Worum geht es bei den beiden Lösungen überhaupt?
Beide Pakete sind sogenannte Groupware-Lösungen – also „alles aus einer Hand“ für die tägliche Büroarbeit:
- E-Mail mit eigener Domain (z. B. info@elektro-mustermann.de statt einer @gmx- oder @web-Adresse)
- Kalender & Terminplanung für das ganze Team
- Cloud-Speicher für Angebote, Pläne, Rechnungen und Fotos
- Office-Programme für Dokumente, Tabellen und Kalkulationen
- Videokonferenzen & Chat für die Abstimmung zwischen Büro und Baustelle
Der entscheidende Vorteil: Alles ist online verfügbar. Egal ob Ihr Monteur auf dem Tablet, Ihre Bürokraft am PC oder Sie selbst unterwegs am Handy arbeiten – alle sehen denselben aktuellen Stand.
Der direkte Vergleich auf einen Blick
| Kriterium | Microsoft 365 | Google Workspace |
|---|---|---|
| Office-Programme | Word, Excel, Outlook – als App und im Browser | Docs, Sheets, Gmail – primär im Browser |
| Vertrautheit | Sehr hoch (fast jeder kennt Word & Excel) | Etwas Umgewöhnung nötig |
| Mobiles Arbeiten | Gut, mit Apps für alle Geräte | Sehr stark, von Grund auf für die Cloud gebaut |
| Branchensoftware-Anbindung | Viele Handwerker-Programme docken an Outlook/Excel an | Eher begrenzt |
| E-Mail-Postfach | 50 GB pro Nutzer (Business Standard) | 30 GB pro Nutzer (Starter) |
| Einstieg pro Nutzer/Monat | ab ca. 6 € (Basic) | ab ca. 6 € (Starter) |
| DSGVO & Serverstandort | EU-Datengrenze verfügbar | EU-Speicherung konfigurierbar |
Hinweis: Preise sind Richtwerte und ändern sich regelmäßig. Den tagesaktuellen Stand prüfen wir gern gemeinsam in einem Beratungsgespräch.
Was bedeutet das konkret für Ihr Gewerk?
Für Elektriker
Als Elektrobetrieb arbeiten Sie mit Prüfprotokollen, Schaltplänen, E-Checks und oft mit spezieller Branchensoftware für Aufmaß und Kalkulation. Microsoft 365 hat hier häufig die Nase vorn, weil viele Handwerker- und ERP-Programme nahtlos mit Outlook und Excel zusammenarbeiten. Prüfprotokolle in Excel-Vorlagen, Dokumentation per Word – das läuft hier besonders rund.
Wichtig für Sie: Wenn Ihr Monteur direkt auf der Baustelle das Messprotokoll ausfüllt und es sofort im richtigen Kundenordner landet, sparen Sie sich abendliches Nacherfassen im Büro.
Für Maler
Bei Malern und Lackierern dreht sich vieles um visuelle Dokumentation: Vorher-Nachher-Fotos, Farbkonzepte, Aufmaße von Flächen und schnelle Angebote vor Ort beim Kunden. Hier spielt Google Workspace seine Stärke beim mobilen Arbeiten aus – Fotos vom Handy landen automatisch in der Cloud, und ein Angebot lässt sich direkt beim Kunden auf dem Tablet anpassen und per E-Mail verschicken.
Wer dagegen detaillierte Kalkulationen in Excel pflegt oder bereits mit Word-Vorlagen für Angebote arbeitet, fühlt sich mit Microsoft 365 schneller zu Hause.
Für Sanitärunternehmen
SHK-Betriebe jonglieren mit Notdiensten, Wartungsverträgen, Materiallisten und engen Terminketten. Entscheidend ist hier eine zuverlässige Terminplanung und Erreichbarkeit. Beide Systeme bieten geteilte Kalender, mit denen Ihr Team sieht, welcher Monteur wann wo ist. Microsoft 365 punktet zusätzlich mit der engen Verzahnung von Outlook-Kalender, Teams und Telefonie – praktisch, wenn der Notdienst-Anruf reinkommt und sofort der nächste freie Kollege disponiert werden muss.
Datenschutz, GoBD und Aufbewahrungspflichten – nicht unterschätzen!
Als Handwerksbetrieb sind Sie verpflichtet, Rechnungen und steuerrelevante Unterlagen über Jahre revisionssicher aufzubewahren (Stichwort GoBD). Außerdem verarbeiten Sie Kundendaten und unterliegen damit der DSGVO.
Beide Lösungen lassen sich datenschutzkonform betreiben – aber das passiert nicht von allein. Falsch konfiguriert, landen Ihre Kundendaten auf Servern außerhalb der EU oder Ihre Backups sind lückenhaft. Genau hier ist eine fachkundige Einrichtung Gold wert: Sie vermeiden Abmahnrisiken und stellen sicher, dass im Ernstfall (verlorenes Handy, defekter Rechner, Ransomware) keine Daten verloren gehen.
Die häufigsten Fehler bei der Einführung – und wie Sie sie vermeiden
- Einfach „loslegen“ ohne Migration: Alte E-Mails, Kontakte und Dateien gehen verloren oder liegen doppelt vor. Eine saubere Datenmigration spart später viel Ärger.
- Jeder arbeitet anders: Ohne klare Ordnerstruktur sucht am Ende jeder seine Dateien woanders. Eine durchdachte Struktur für Angebote, Baustellen und Rechnungen ist Pflicht.
- Kein Backup-Konzept: Cloud heißt nicht automatisch sicher. Ein zusätzliches Backup schützt vor versehentlichem Löschen und Cyberangriffen.
- Keine Schulung: Die beste Software bringt nichts, wenn das Team sie nicht nutzt. Schon ein kurzes Anwendertraining hebt die Akzeptanz enorm.
Unsere Empfehlung: Welche Lösung passt zu Ihnen?
Wählen Sie Microsoft 365, wenn:
- Sie und Ihr Team Word, Excel und Outlook gewohnt sind
- Sie Branchensoftware nutzen, die an Office andockt
- Sie Wert auf vollwertige Desktop-Programme legen
Wählen Sie Google Workspace, wenn:
- Ihr Team überwiegend mobil und im Browser arbeitet
- Sie viel mit Fotos und einfachen Online-Dokumenten arbeiten
- Sie einen unkomplizierten, schlanken Einstieg suchen
Die ehrliche Wahrheit: Beide Systeme sind hervorragend – die richtige Wahl hängt von Ihren Abläufen, Ihrer vorhandenen Software und Ihrem Team ab. Eine falsche Entscheidung ist teuer, eine gute spart Ihnen jeden Tag Zeit.
Häufige Fragen (FAQ)
Ja. In den meisten Fällen lässt sich Ihre bestehende Domain übernehmen, sodass info@ihr-betrieb.de erhalten bleibt.
Bei einer professionellen Migration werden E-Mails, Kontakte und Dateien sauber übertragen – ohne Datenverlust.
Für einen typischen Handwerksbetrieb meist wenige Tage – abhängig von Datenmenge und Anzahl der Mitarbeiter.
Nein. Mit dem richtigen Partner läuft Einrichtung, Migration und Support komplett betreut – Sie kümmern sich um Ihr Handwerk, wir um Ihre IT.
Treffen Sie die richtige Entscheidung – mit Experten an Ihrer Seite
Ob Microsoft 365 oder Google Workspace: Entscheidend ist nicht das Logo, sondern die saubere Einrichtung, der sichere Umzug Ihrer Daten und ein System, das Ihr Team vom ersten Tag an versteht. Wir analysieren Ihre Abläufe, empfehlen die passende Lösung und übernehmen Migration, Datensicherung und Schulung – damit Ihre IT genauso zuverlässig läuft wie Ihr Handwerk.
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Kostenlos und unverbindlich – wir finden gemeinsam die richtige Lösung für Ihren Betrieb.
