Dokumentenmanagement für KMU – weniger Papier, mehr Effizienz
Wenn die Dokumentensuche mehr Zeit frisst als die Arbeit selbst
Viele kleine und mittlere Unternehmen kämpfen mit überquellenden Dateiablagen, doppelten Versionen und fehlender Übersicht: Angebote werden ausgedruckt, Verträge per E-Mail gesucht, Rechnungen in verschiedenen Ordnern gespeichert – oder gar nicht.
Dabei lassen sich Dokumente längst zentral, sicher und digital verwalten. Ein professionelles Dokumentenmanagement-System (DMS) spart nicht nur Zeit und Nerven, sondern erfüllt auch rechtliche Anforderungen wie GoBD, DSGVO oder Revisionssicherheit.
Wir helfen Dir, ein passendes DMS auszuwählen, zu implementieren und auf Deine Unternehmensprozesse abzustimmen – damit Ordnung, Effizienz und Transparenz endlich zur IT-Realität werden.
Typische Herausforderungen ohne Dokumentenmanagement-System
Dateien sind auf verschiedenen Laufwerken, USB-Sticks oder im E-Mail-Postfach verstreut
Versionen von Angeboten oder Verträgen sind nicht nachvollziehbar
Mitarbeitende suchen lange nach Dokumenten oder speichern sie mehrfach ab
Es fehlt an klaren Freigabeprozessen und digitaler Archivierung
DSGVO- und GoBD-Anforderungen werden nicht eingehalten
Mobiles Arbeiten ist kompliziert, da kein zentraler Zugriff möglich ist
Es gibt keine automatisierten Backups oder Rechteverwaltung
Unsere Lösung: Ein DMS, das zu Deinem Unternehmen passt
Wir beraten Dich unabhängig bei der Auswahl und Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems, abgestimmt auf Unternehmensgröße, Branche und Arbeitsweise. Ob lokal installiert (z. B. als Synology Dokumentenmanagement-System) oder cloudbasiert (z. B. mit Paperoffice): Wir finden gemeinsam den besten Weg.
Bedarfsanalyse & Beratung zur Auswahl eines DMS
Einrichtung & Konfiguration z. B. mit Paperoffice oder Synology
Strukturierung von Ablagesystemen & Benutzerrechten
Integration in bestehende Systeme (z. B. Microsoft 365, ERP, Buchhaltung)
Schulung der Mitarbeitenden – verständlich & praxisnah
DSGVO- und GoBD-konforme Dokumentation & Archivierung
Automatisierte Backup- und Suchfunktionen
Begleitung beim Digitalisieren und Überführen bestehender Papierakten
Vorteile eines professionellen Dokumentenmanagement-Systems
Schneller Zugriff auf alle wichtigen Dokumente – auch mobil
Rechtssicherheit durch DSGVO- & GoBD-Konformität
Zeitersparnis durch strukturierte Ablage und intelligente Suche
Kostensenkung durch Wegfall von Papier, Lager und manueller Ablage
Effizientere Zusammenarbeit durch gemeinsame Bearbeitung & Freigaben
Mehr Transparenz durch revisionssichere Versionierung
Skalierbarkeit – für 5 oder 500 Mitarbeitende geeignet
Für wen ist ein DMS sinnvoll?
KMU, die Ordnung in ihre digitale Ablage bringen wollen
Unternehmen mit vielen Angeboten, Verträgen oder Rechnungen
Kanzleien, Agenturen, Handwerksbetriebe oder Dienstleister
Teams mit mehreren Standorten oder Homeoffice-Regelungen
Alle, die ihre Archivierung rechtssicher und zukunftsfähig machen möchten
Häufig gestellte Fragen
Fazit: Weniger Suchen, mehr Arbeiten – mit dem richtigen DMS für Dein Unternehmen
Ein durchdachtes Dokumentenmanagement-System macht Schluss mit dem Papierchaos und schafft Struktur, Transparenz und Effizienz.
Wir begleiten Dich von der Auswahl über die Einrichtung bis zur Mitarbeiterschulung – praxisnah, sicher und maßgeschneidert.