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Dokumentenmanagement für KMU – weniger Papier, mehr Effizienz

Wenn die Dokumentensuche mehr Zeit frisst als die Arbeit selbst

Viele kleine und mittlere Unternehmen kämpfen mit überquellenden Dateiablagen, doppelten Versionen und fehlender Übersicht: Angebote werden ausgedruckt, Verträge per E-Mail gesucht, Rechnungen in verschiedenen Ordnern gespeichert – oder gar nicht.

Dabei lassen sich Dokumente längst zentral, sicher und digital verwalten. Ein professionelles Dokumentenmanagement-System (DMS) spart nicht nur Zeit und Nerven, sondern erfüllt auch rechtliche Anforderungen wie GoBD, DSGVO oder Revisionssicherheit.

Wir helfen Dir, ein passendes DMS auszuwählen, zu implementieren und auf Deine Unternehmensprozesse abzustimmen – damit Ordnung, Effizienz und Transparenz endlich zur IT-Realität werden.

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Typische Herausforderungen ohne Dokumentenmanagement-System


Unsere Lösung: Ein DMS, das zu Deinem Unternehmen passt

Wir beraten Dich unabhängig bei der Auswahl und Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems, abgestimmt auf Unternehmensgröße, Branche und Arbeitsweise. Ob lokal installiert (z. B. als Synology Dokumentenmanagement-System) oder cloudbasiert (z. B. mit Paperoffice): Wir finden gemeinsam den besten Weg.

Unsere Leistungen im Bereich DMS:

Vorteile eines professionellen Dokumentenmanagement-Systems

  • Schneller Zugriff auf alle wichtigen Dokumente – auch mobil

  • Rechtssicherheit durch DSGVO- & GoBD-Konformität

  • Zeitersparnis durch strukturierte Ablage und intelligente Suche

  • Kostensenkung durch Wegfall von Papier, Lager und manueller Ablage

  • Effizientere Zusammenarbeit durch gemeinsame Bearbeitung & Freigaben

  • Mehr Transparenz durch revisionssichere Versionierung

  • Skalierbarkeit – für 5 oder 500 Mitarbeitende geeignet


Für wen ist ein DMS sinnvoll?

  • KMU, die Ordnung in ihre digitale Ablage bringen wollen

  • Unternehmen mit vielen Angeboten, Verträgen oder Rechnungen

  • Kanzleien, Agenturen, Handwerksbetriebe oder Dienstleister

  • Teams mit mehreren Standorten oder Homeoffice-Regelungen

  • Alle, die ihre Archivierung rechtssicher und zukunftsfähig machen möchten

Häufig gestellte Fragen

Ein DMS ist eine Software zur digitalen Erfassung, Verwaltung, Speicherung und Archivierung von Dokumenten – strukturiert, durchsuchbar und rechtskonform.

Wir arbeiten u.a. mit Paperoffice, Synology und weiteren etablierten Lösungen. Die Auswahl hängt von Deinen Anforderungen ab.

Unbedingt – je früher die Dokumente geordnet werden, desto größer der spätere Nutzen. Auch für 5–20 Personen spart ein DMS bereits Zeit und Geld.

Wir sorgen für datenschutzkonforme Speicherung (lokal oder Cloud), klare Zugriffsrechte, Backup-Strategien und – falls gewünscht – Verschlüsselung.

Fazit: Weniger Suchen, mehr Arbeiten – mit dem richtigen DMS für Dein Unternehmen

Ein durchdachtes Dokumentenmanagement-System macht Schluss mit dem Papierchaos und schafft Struktur, Transparenz und Effizienz.

Wir begleiten Dich von der Auswahl über die Einrichtung bis zur Mitarbeiterschulung – praxisnah, sicher und maßgeschneidert.


📞Telefon: +49 (0)30 7478 1308
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